Tư vấn thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện

Trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp có thể sẽ thành lập thêm một hay nhiều đơn phụ thuộc tại các tỉnh, thành phố có triển vọng để mở rộng quy mô kinh doanh của mình. Những đơn vị phụ thuộc thường được các doanh nghiệp thành lập nhất có thể kể tới chi nhánh và văn phòng đại diện, vậy những đơn vị này là gì và có chức năng gì? Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An xin giới thiệu tới quý khách hàng những quy định của pháp luật Việt Nam về thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện.

Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp là gì?

Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp là những đơn vị thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp và doanh nghiệp có toàn bộ quyền chi phối về lãnh đạo cũng như lĩnh vực kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc này. Hiện nay, theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có 03 loại hình đơn vị phụ thuộc, cụ thể là những đơn vị sau:

• Chi nhánh, trong đó có chi nhánh trực thuộc và chi nhánh độc lập;
• Văn phòng đại diện;
• Địa điểm kinh doanh.

Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ tập trung vào việc tư vấn thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện cho Quý khách hàng.

Khái niệm chi nhánh của doanh nghiệp

Theo khái niệm tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, doanh nghiệp có thể đăng ký một hoặc toàn bộ ngành nghề kinh doanh của mình cho chi nhánh để chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có toàn quyền thành lập chi nhánh trong nước và ngoài nước, tùy thuộc vào nhu cầu và phạm vi kinh doanh của mình.

Chi nhánh sẽ có mã số thuế và con dấu riêng. Cấu trúc mã số thuế của chi nhánh sẽ là: Mã số thuế của doanh nghiệp-Số thứ tự chi nhánh được thành lập.

Ví dụ, doanh nghiệp có mã số thuế là: 0110123456, thành lập chi nhánh đầu tiên, thì chi nhánh đó sẽ có mã số thuế là: 0110123456-001.

Chi nhánh được phân loại dựa theo phương thức hạch toán, đó là:

• Chi nhánh độc lập: Thực kê khai thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh. Và kê khai thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.
• Chi nhánh phụ thuộc: Thực hiện kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp tập trung tại trụ sở chính và khai thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.

Khái niệm văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể là các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài cũng như không cần phải đăng ký phát hành và sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế đối với những loại thuế mà văn phòng đại diện phát sinh.

Doanh nghiệp có toàn quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp có các thành phần hồ sơ giống nhau. Cụ thể như sau:

Công ty TNHH một thành viên

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Công ty cổ phần

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của của Hội đồng quản trị;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp tư nhân

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Quyết định của chủ doanh nghiệp tư nhân về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Ngoài những tài liệu mà pháp luật quy định, khách hàng cần bổ sung thêm giấy ủy quyền cho Luật Việt An để chúng tôi thay mặt quý khách thực hiện đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam

Bước 1: Sau khi hoàn thành hồ sơ, tiến hành gửi hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt chi nhánh, địa điểm kinh doanh.

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. 

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản tới doanh nghiệp để doanh nghiệp thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Phí, lệ phí: Hiện nay, doanh nghiệp được miễn phí lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thông báo thành lập chi nhánh, VPDD tại nước ngoài

Đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện công ty Việt Nam thành lập tại nước ngoài thì sẽ thực hiện thủ tục theo pháp luật của nước đó. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Mặc dù đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhưng giữa chi nhánh và văn phòng đại diện lại có những điểm khác biệt nhất định về phạm vi hoạt động, vấn đề thuế và kế toán và thủ tục đăng ký thành lập.

Chức năng

Chi nhánh có chức năng thực hiện một hoặc toàn bộ chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ có chức năng giao dịch và tiếp thị, hay nói cách khác, văn phòng giao dịch là nơi có chức năng quảng bá sản phẩm, giải đáp thắc mắc và tư vấn cho khách hàng.

Hình thức kế toán và kê khai thuế

Chi nhánh sẽ được lựa chọn giữa hai hình thức hạch toán là hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc. Chi nhánh có nghĩa vụ nộp các loại thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện chỉ có một hình thức hạch toán là hạch toán phụ thuộc và việc kê khai thuế sẽ do công ty mẹ thực hiện. 

Trên đây là toàn bộ tư vấn thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện của Luật Việt An. Quý khách có nhu cầu tư vấn thêm về lĩnh vực doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi.